スプレッドシート管理は、社員増加に伴い業務を圧迫していました。

当社は「食を通じて世界中の人々をHappyに」という理念を掲げ、実名のおすすめ口コミをもとに人とのつながりを通じて飲食店を探すことのできるグルメサイトを運営しています。

2010年11月に会社を立ち上げ、サービスは約半年後のリリースでした。そこから2年ほどはユーザーの口コミを集め、サービスの拡充を図ってきました。実名口コミサイトとしてRettyのサービスが認知されてきた現在は、飲食店様やナショナルクライアントの方々など、ビジネスにも広がりを持てるようになってきたところです。従業員は社員とアルバイトを合わせて約150名、バックオフィス部門は4名で担当しています。

食に関するサービスを運営するRettyならではの経費として「グルメ調査費」というものがあります。これには、様々なお店で美味しい食事を楽しんでもらいたいという福利厚生としての側面と、実際に口コミを投稿し自社サービスを利用するという側面があります。これは全社員に適用されるため、ほぼ全社員が毎月立替経費申請を行っています。

MFクラウド経費導入前は、各社員がそれぞれスプレッドシートに経費を入力し、共有フォルダに格納していました。経理ではスプレッドシートに入力された内容と、領収書の金額が合っているかどうかを確認していましたが、社員数が増える中で、全社員分の経費申請に関する業務負担が大きくなってきたため、経費精算ソフトの導入を検討していました。

MFクラウド経費導入後は、申請状況が一目でわかるようになりました。

2016年1月にMFクラウド経費のβ版リリースの予告があった際に、正式リリースの通知がくるよう予約をして心待ちにしていました。とは言え、正式リリース直後は即導入せず、機能が拡充されてから正式導入しようと考えていました。そこから半年ほど経ち、経費精算業務がいよいよ手一杯になってきました。リリース当初よりもさらに機能が追加されていることが確認できたので、MFクラウド経費の導入を再度検討することにしました。

経費精算ソフトを導入するにあたって、「電子帳簿保存法」に対応予定であることや、仕訳連動ができる点は必須でした。その点MFクラウド経費はクリアしていましたし、中長期的な視点で見たときに機能のさらなる改善が見込めると思い、MFクラウド経費を選びました。少人数体制でいかに経理業務を効率化していくかを継続的に一緒に考えていけるサービスなのではないかと考えたんです。もちろん他社とも比較した上で選択しましたし、利用料金に関しても妥当な金額だと感じています。

導入開始した際は、6,7名のチームにトライアルとして使ってもらって、運用上の問題をクリアにしていきながら、徐々に使用できる社員数を増やしていきました。現在は9割以上の社員がMFクラウド経費を使用して経費申請を行っています。MFクラウド経費は画面表示がわかりやすいので社員への導入もスムーズに進めることができました。

MFクラウド経費を導入するまでは、社員が入力したスプレッドシートを1件ずつ開き、領収書の金額と合っているかを確認してから勘定科目を付与して起票していました。領収書の原本が届かないと、経費精算の進捗を確認することが出来ないということもあり、無駄な時間がかかっていました。今では、MFクラウド経費で申請の状況がすぐにわかるので経理側でアラートをあげやすくなり、非常に助かっています。

立替経費精算費用を支払うタイミングが早まりました。

これまで立替経費は月末で締めて、給与支給日に一括で支給していました。MFクラウド経費を導入してからは、15日程度で支給できるようになりました。立替えている経費を早めに支払えることは社員にとって、メリットになるのではないかと思います。また、都度の経費申請を受け付けるようになったので、月末にまとめて経費申請をしていた頃と比較し、領収書を探したり、内容をスケジューラーで遡って確認する手間が少なくなりましたね。経費申請の件数が少ない社員は空き時間にスマホアプリから申請を行っているため、そういった点でも作業工数が削減された印象があります。 経理側から見ても、経費申請の時期が分散されることにより、月次決算業務を月初に集中させずに済むという効果がありました。支払い処理もMFクラウド経費から1クリックで、振込用のデータが作成できるのでスピーディに完結できるようになりました。これからは、ICカードリーダーの取り込みなどの導入も進めていき、さらに業務を効率的にできればと考えています。

Retty株式会社

Rettyは「食を通じて世界中の人をHappyに」とビジョンを掲げ、「"行って良かった"お店が見つかる」日本最大級実名制のグルメサービス「Retty」を運営しています。
自分にぴったりなお店を探したい、自分のお店のファンを増やしたい、お店と探す人の両方がHappyになれる、そんな世界を実現したい。
人のおすすめ(Recommend)によって人々を幸せ(Happy)にしたい、という想いから、Rettyというサービスを運営しております。

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