スプレッドシートでの管理が限界になっていました

当社はビジネスに特化したチャット「ChatWork」の開発・運営を行っています。現在従業員は約75名おり、全員が経費精算を行っています。

以前はスプレッドシートで管理を行っていました。スプレッドシートに記入されている内容と、提出された領収証を突き合わせてチェックをしていました。その経費が承認されたものなのかという確認が難しくなっていました。また、スプレッドシートは共有しており誰でも記入ができるので、意図せず他の人の経費を上書きしてしまうなどのミスも発生し、その都度本人に内容確認するという手間が発生していました。

会社が成長するに伴い、人数が増えてきたことでやはりスプレッドシートでの管理が限界になっていました。実際のところ、経費の申請から承認までの一連の作業で述べ半月程度の日数がかかっており、月次の締め作業を行うのが難しい状況でした。

PCの前にいたとしてもアプリを使って経費処理しています

MFクラウド経費を導入した決め手は、やはりMFクラウド会計を利用していることでした。他社のサービスも検討しましたが、やはり同じ会社のサービスをまとめて利用するほうがサービス間の連携メリットが大きいと考えました。登録された経費の仕訳が自動で会計側に作成されるので、経理面での処理は格段に楽になりました。

導入の際は、バックオフィスチームでまずテストを行いました。その後、社内向けのマニュアルを作成し全社員向けの会議で説明して実際の運用に入りました。特に移行期間は設けず、すぐに全面切り替えを行いました。移行時にはチャットで問い合わせをしましたが、やはりレスポンスよく返してもらえるので、非常に助かりましたね。社員からの問い合わせは多少ありましたが、スムーズに移行できたと思います。移行してみて社員からは特にレシート読み取り(OCR)が便利だと反響がありましたね。

現在は経費の登録だけでなく申請と承認もアプリから行っています。外出先から承認できるのがやはり便利ですし、操作がシンプルなのでPCの前にいたとしてもアプリを使いますね。写真をパシャッと撮影してそのまま申請、というのがやはり使いやすいです。あとはメモ欄がよく使われています。事前の承認は当社のチャットを使って行っていて、そのやり取りのURLをメモ欄に記入して申請することにしています。このようにしておくと承認時のやり取りを簡単に振り返ることができるので、何のための経費かがすぐに把握できます。

経費の申請が初日で揃うようになりました

MFクラウド経費を導入後、半月かかっていた経費精算の作業が1週間程度になりました。特に経費の申請、承認、経理作業の各段階での歩留まりが大きく減りましたね。一連の作業がすべて早く進むようになりました。また、かつてのスプレッドシートでの運用だと締め切りの感覚が社員に浸透していなかったのですが、MFクラウド経費の導入後、社員の意識が変わって初日に申請がほとんど揃うようになりました。これは大きな変化だと感じます。

今後は給与やマイナンバーなどの他のMFクラウドシリーズも利用を検討していきます。会社が成長していくと人が増え、人が増えるとお金を使う量・件数が増えます。その結果バックオフィスの作業も比例して増えるのが一般的です。しかし、クラウドサービスを有効活用することで、社員数に比例しがちなバックオフィス業務の作業量を減らせると思っています。今後もクラウドサービスの活用で、効率的な業務プロセスを構築していきたいと思います。

ChatWork株式会社

ChatWork株式会社ではビジネスコミュニケーションツール「チャットワーク」を主力事業として展開しています。民間企業、教育機関、官公庁など約104,000社以上、世界205の国と地域に導入され(2016年6月末時点)、各組織の生産性向上やコミュニケーション活性化に貢献しています。

http://corp.chatwork.com/ja/

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