経費申請に関するアナログ作業を減らすために、ソフトウェアで解決したいと考えていました。

当社は、グローバル資産運用サービスTHEO(テオ)という、資産運用アルゴリズムの開発、サービス事業を行っています。これまでの資産運用は、専門的な知識や面倒な手続きが必要だというイメージが一般的でしたが、当社ではスマホを使って誰でも簡単に、かつ低コストで始められるサービスを提供しています。2016年2月のサービス開始から、ご好評をいただいており、特にユーザーの半数以上は20代~30代で資産運用を初めてご利用になる方です。日本では大半の方が貯金から一歩進んで積極的にお金をコントロール出来ていない状況です。資産運用の不安や面倒さを当社のサービスを通じて取り除き、新しい資産運用の形を提供しています。

社員数も徐々に増えてきて、現在は約40名の社員がいます。その内、半数の社員が経費申請を行っていますが、経費処理は少数の経理担当が行っています。MFクラウド経費を導入するまでは、もっぱら個別にスプレッドシートで管理をしていました。月末締めでスプレッドシートへの入力が間に合わない時には、直接領収書を経理に提出するなどのアナログな作業が頻繁に発生していました。経理担当者がスプレッドシートの入力内容と、領収書の付け合せ作業にかなりの時間をかけて対応していました。

増え続ける経費申請業務に対し単純に対応する人を増やすのではなく、経費ソフトを導入してもっと効率的に経費精算ができるようにしたいと考えていました。MFクラウド経費は、当社と同じくユーザー目線に立った金融サービスを普及させていくことを目指している企業の製品であるという点から導入することに決めました。また設立当時からアドバイスをくださっている税理士先生からは、社員全体の経費の使用状況を俯瞰して見ることもできるという前向きなコメントをいただきました。

ミスなく短時間で処理を終えるには、システムの導入が不可欠でした。

スプレッドシートで管理していた際にも、シート上に経費精算のルールや、入力規則等を使用して、社内ルールの統一を図ってはいましたが、各自でシート編集ができる状況のため、統一されたルールを浸透させることに苦労していました。スプレッドシートにルール以外の内容が入力されていることも多々あり、その都度経理担当者が、入力された内容とレシートを付け合せをして個別に確認していました。そのような状況でしたので、経費の計上までに非常に時間がかかり、本来経理が行うべき数値の検証にまで割く時間が限られていました。

さらに手入力のデータを1件ずつ経理ソフトに入力していたため、誤入力があったり規則的な勘定科目の入力をすることが難しく、急いで処理をしようとするとミスが起きてしまい、検証に時間をかけていると締めに間に合わないというジレンマがありました。MFクラウド経費導入後は、経費申請する側も、経費処理する側もシンプルに作業が行えるようになりました。

申請者と経理担当者がチャットでコミュニケーションがスムーズになりました。

MFクラウド経費導入時は、サポート体制も非常にしっかりしていたので、大きな混乱もなく導入することができました。経費申請は、PCやアプリを使い分けて実施されています。たとえば領収書撮影や、外出先で入力するときはアプリを使用し、金額大きい申請や締め日前の最終チェックなどはPCを使用している社員が多いようです。私自身も毎月暇を見つけて入力しているのですが、MFクラウド経費は画面がわかりやすく、直観的に操作できるので非常に楽になりました。特にOCR機能は少ししわの寄ったレシートであってもきちんと認識されるので助かっています。これまでは日付を遡り、支払い先や金額を1件ずつ入力していたので大幅に時間短縮出来ています。

また、アプリで承認処理もしています。アプリ内でチャットができるので、誤記があった場合など経理担当と直接チャットでコミュニケーションを取ることができる機能は非常に便利だと感じています。先日、海外出張の際に車両費として入力したレンタカー費用に関して、申請後に経理から「これは旅費交通費で入力してください。」というやり取りをしました。メール連絡とは異なり、気軽でスピーディなコミュニケーションが取れるようになりました。経費申請する側、経理側、双方にとって大幅に業務効率が上がったと実感しています。

経費申請の運用についてはスムーズに回るようになってきたので、今後は適切な承認ルートを設定しようと考えています。これまでは承認に至る経緯に関しては経理側で個別に確認する運用だったので、データとして承認履歴を残していくことができればさらに業務の効率化が図れるのではないかと考えています。

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